ЭЛЬВИРА ХАБИБУЛИНА — офис — менеджер

В офисе компании «Консорт» всегда кипит работа: несколько кабинетов, важные звонки, совещания, встречи, потоки информации, организационные вопросы, движение документов, оперативная связь с поставщиками… И вся эта офисная жизнь управляется фактически одним человеком – офис-менеджером «Консорта» Эльвирой Хабибулиной.

Эльвира всегда на передовой. В круг её обязанностей входит в буквальном смысле жизнеобеспечение офиса. Вся курьерская логистика сосредоточена в её руках: от поставок питьевой воды до выяснения технических неисправностей офисного оборудования. Это многозадачная и многоплановая работа, которая требует внимания и сосредоточенности, и очень часто испытывает на стрессоустойчивость. Мы решили узнать у Эльвиры, как ей удаётся держать всё под чутким контролем.

— Эльвира, Вы работаете в компании «Консорт» уже 2 года. Работа сложная, кропотливая, нужно ничего не забыть, проконтролировать, чтобы у всех всё работало, чтобы всё необходимое было заказано и вовремя поставлено. Кроме этого, через Вас проходят все документы компании. Сложно ли было наладить этот процесс?

— В самом начале моей работы, когда я только пришла в «Консорт», скажу честно, было сложновато, так как системы никакой не было, а некоторые документы вообще отсутствовали. Но документоведа это не должно пугать. Если ты знаешь, как это построить, чтобы работало, то остаётся только кропотливо находить, собирать, подшивать. Составить номенклатуру дел, систематизировать всё – не так сложно, когда есть сотрудники, которые чётко представляют себе, какие документы образуются в организации, насколько они важны и какой у них срок хранения. Конечно, 80% рабочего времени у меня занимает бумажная работа — обработка документов, рассмотрение, сортировка, подшивка в дела. Но если эту работу делать методично и постоянно, то всё заработает как нужно, будет выстроена система и останется только добавлять в эту систему текущие данные.

— Специфика нашей компании такова, что у нас нет отдельной штатной единицы бухгалтера и специалиста по персоналу. Насколько это усложняет Вашу работу как документоведа?

— Я думаю, что это скорее развивает меня, чем вызывает какие-то сложности. С бухгалтерскими документами я давно знакома, они имеют своё течение, свои правила, которым я следую. Больше вопросов возникает с кадровыми документами. Когда мне не хватает каких-то знаний в этой области, я изучаю, читаю нормативные акты, чтобы понимать, что и как нужно сделать. Иногда советуюсь с нашим бухгалтером, совмещающим функции HR, который работает удалённо. Ответ всегда находится, если поискать. Вопросы решаются в рабочем порядке, а заодно я расширяю свой профессиональный кругозор.

— Получается, в своей работе Вы совмещаете несколько должностей. Какие Ваши обязанности Вам нравятся больше всего?

— Мне нравится общаться по телефону, принимать звонки, уточнять, что хочет человек, соединять с нашими сотрудниками; нравится общаться с моими коллегами, это прекрасные люди, которые всегда готовы помочь. Мне нравится, что у меня всё по полочкам, всё в системе. Именно работа секретаря, офис-менеджера мне приносит огромное удовольствие. Я люблю свою работу.

— Общение на рабочие темы в «Консорте» предполагает использование в речи специальных терминов, экологического сленга. Насколько сложно в процессе Вашей работы Вам было запоминать и понимать аббревиатуры, например, СЗЗ, НДВ, ПДВ?

— Первое время было, конечно, трудно. Бывало такое, что я переводила звонок на специалиста компании и просила у него помощи в выяснении запросов клиента, так как до конца не понимала, что ему требуется. Инженеры-экологи мне всегда помогали. Сейчас я уже разбираюсь в основных терминах, проекты на слуху, мы многое обсуждаем – и я уже в начале диалога с клиентом понимаю, на какого специалиста его лучше перевести. Конечно, законодательство меняется, и возникают новые термины, которые нужно понимать и запоминать, но я считаю это плюсом: голова всегда в работе, скучать не приходится.

— Эльвира, расскажите немного о том, как Вы выбрали свою профессию, почему стали именно секретарём?

— Это был не мой выбор, а стечение обстоятельств. Я работала на госслужбе, вела приём граждан. Мне очень нравилась моя работа, потому что я помогала людям решать их насущные проблемы, с которыми они обращались, как сейчас модно говорить «в системе единого окна». От самого начала и до конечного результата мы проходили с моими клиентами весь путь оформления необходимых им документов. Но потом на моей работе произошла реорганизация и возникла необходимость возглавить отдел делопроизводства. На эту должность выдвинули меня – и далее я больше 15 лет занималась делопроизводством. Можно сказать, что эта стезя сама меня выбрала.

— Как и почему Вы пришли работать в «Консорт»?

— Я закончила прежнюю работу и искала место, где могла бы быть полезной и применить весь наработанный опыт. Не веря в удачу, разместила резюме на НН.ru. Первой компанией, которая меня пригласила на собеседование, была компания «Консорт». Собеседование проходило в пустом офисе: на тот момент почти все сотрудники работали удалённо. Меня провели по пустым кабинетам «с эхом», всё показали, но ни одного специалиста я не видела. И несмотря на это, я почувствовала расположение к компании, возникли доверие и интерес, мне понравился директор, с которым мы беседовали, специалист по маркетингу. Всё было по сердцу – и я приняла приглашение.

— Расскажите, как проходили первые рабочие дни? Как реагировали на Вас сотрудники, что говорили о Вашей работе друзья?

— Первые дни я общалась со всеми по телефону. Что мне понравилось – все коллеги очень доброжелательно, как будто 100 лет меня знали, со мной разговаривали, вникали в мои просьбы, просили меня в чём-то помочь. Я даже поймала себя на мысли, что хотелось бы поскорее со всеми познакомиться лично. И такой случай как раз не заставил себя ждать. Буквально через несколько дней после моего трудоустройства, компания праздновала свой День рождения. И тогда, и сейчас – это был и есть отличный, добрый, запоминающийся праздник, к которому готовится и руководство, и весь персонал. Вот тогда я всех увидела, со всеми ещё раз лично пообщалась. Было очень интересно и приятно. Ну, а друзья, бывшие коллеги и мои сёстры, которые, кстати, закончили геологический факультет в Питере, однозначно сказали, что экология – это очень нужное и доброе дело. Это ощущение нужности и полезности моей работы в «Консорте» сохраняется у меня и по сей день.

Эльвира, благодарим Вас за интервью! Мы очень рады, что Вы пришли к нам работать и остались в нашей команде. Желаем Вам всегда находить в работе что-то для души, чувствовать поддержку коллег и сохранять это правдивое ощущение необходимости и важности Вашей работы. Вы нам нужны!

guest
0 комментариев
Межтекстовые Отзывы
Посмотреть все комментарии